O design estratégico deve refletir uma nova cultura de trabalho pós-pandemia

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Após mais de um ano nesta experiência mundial de trabalhar em casa, ainda não encontramos a fórmula perfeita para que a força de trabalho retorne aos respectivos escritórios. Além disso, não apenas a situação do "trabalhar em casa" - Working From Home (WFH) durou mais do que o previsto, mas também se incorporou à maneira como trabalharemos para sempre. À medida que as vacinas são lançadas, os líderes de diversas organizações devem agora considerar seriamente como lidar com o retorno de seus funcionários ao escritório físico.

Esta não é uma decisão fácil. Projetos de consolidação, reformas, mudanças de escritórios - todas essas iniciativas foram congeladas e sua lenta reativação ocorre em meio a uma atmosfera de incertezas e uma difícil mistura de cinismo, relutância e até medo de implementar as soluções erradas. O design estratégico pode ajudar os executivos a avaliar e executar as etapas adequadas para o retorno de sua empresa ao escritório? Sim.

A maioria das pesquisas mundiais indica que mais de 65% dos funcionários espera trabalhar em um cenário híbrido. Isso, na verdade, oferece o melhor de dois mundos. Trabalhar em casa apoia a capacidade das pessoas de se concentrarem e as capacita com flexibilidade, enquanto o escritório físico continua sendo o lugar para se conectar, colaborar e socializar com outras pessoas.

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Ao considerar o “novo” design do escritório, não é mais necessário - nem recomendado - iniciar com a conversa tradicional de dados e requisitos, como medidas de espaço, frequência de visitantes, número esperado de reuniões e assim por diante. Essas informações ainda são vitais, é claro, mas o que deve preceder tudo é uma discussão sobre o comportamento e as maneiras pelas quais a cultura de uma empresa precisa ser transformada para que ela possa sustentar o sucesso no novo mundo corporativo. A forma real do escritório - os modelos e a porcentagem de vários ambientes de trabalho, por exemplo - surgirá a partir daí.

Cada organização tem seus valores e processos únicos, que geralmente são definidos de forma bastante clara. A cultura de uma organização, por outro lado, não é oficial. É uma linguagem silenciosa do grupo, definida por um entendimento comum de como agimos em cada situação. A cultura de uma organização orienta as atividades através de suposições, crenças e normas de convivência compartilhadas. Aliada a diferentes estratégias, a cultura é a principal alavanca para uma organização manter sua viabilidade e eficácia. O que ficou claro é que as empresas com uma cultura mais ágil antes da pandemia - rápido para aprender e se adaptar, com funcionários que se ajudam e apoiam uns aos outros - consequentemente conseguiram se ajustar à situação mais cedo e obtiveram melhores resultados.

Portanto, é importante primeiro identificar a cultura de uma organização, antes de detalhar a logística de construção ou as melhorias de um espaço de trabalho físico. Mas, o que acontece quando a cultura de uma organização não se alinha com o que a liderança deseja que ela seja? A boa notícia é que é possível aproveitar o ambiente de trabalho - tanto o físico quanto o virtual - para modificar e moldar o comportamento dela. A chave aqui é estar ciente e ser honesto sobre o estado atual do modo de pensar da empresa e definir o novo modelo desejado.

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Um processo de cocriação, através do design estratégico, pode fazer com que os espaços de trabalho, reflitam a nova cultura da força de trabalho desejada. O arquiteto com pensamento estratégico e a sua equipe devem projetar considerando uma mudança de hábitos dos funcionários. Tal fato pode ser induzido, por meio de mudanças no espaço físico, por exemplo, uma circulação bem concebida pode fazer com que funcionários de diferentes departamentos se encontrem no refeitório ou nas máquinas de venda automática e, assim, mudem o hábito de sempre se encontrarem com os mesmos colegas de trabalho.

Além disso, os ambientes multiuso ou voltados para o cliente devem estar em uma localização central, facilmente acessível a todos. Agora que muitas empresas operam de maneira híbrida, o espaço físico deve estar alinhado com o espaço virtual (e vice-versa), o que implica em aumentar a experiência digital e a agilidade do funcionário, através de processos internos claros, uma perfeita estrutura da empresa, métodos de comunicação eficientes e incentivos. Isso implica a necessidade de uma análise cuidadosa e a provável atualização dos sistemas audiovisuais da organização, tecnologia intuitiva interativa e plataformas sociais.

Alinhar a forma como as pessoas atuam no local de trabalho com a cultura da empresa é uma prioridade, porque é daí que vêm os hábitos, que ocasionalmente se tornam algo maior. Como diz o ditado “... observe suas ações, elas se tornam hábitos; observe seus hábitos, eles se tornam caráter; observe o seu caráter, pois ele se tornará o seu destino. ” O acúmulo de hábitos individuais é o que define a cultura desse grupo de pessoas. O que temos diante de nós, é uma oportunidade de reter as melhores partes da cultura do escritório e, ao mesmo tempo, nos libertar de maus hábitos e processos ineficientes.

A Sony Music é um excelente estudo de caso. Durante décadas, a empresa teve um sucesso incrível, mas alterou seu foco altamente criativo para buscar resultados. A cultura tornou-se caracterizada pela realização, com funcionários agindo de forma independente e não particularmente rápida para se adaptar às mudanças, além disso, os espaços de trabalho refletiam uma forte hierarquia e meritocracia. A chegada de aplicativos de música como Spotify e Shazam perturbou o setor e representou um desafio para a Sony Music, que por sua vez, colocou uma grande pressão sobre suas equipes. Quando o CEO contatou meu grupo na AECOM, ele entendeu que os escritórios precisavam mudar, mas não estava seguro sobre o novo local, área, ambientes ou sobre a estratégia de ocupação.

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O que eles precisavam era de um ambiente estimulante, que pudesse produzir a cultura dinâmica e interativa necessária para obter sucesso na indústria em evolução, e também estimular organicamente a criatividade dos funcionários. O processo envolveu o teste de vários protótipos e o desenvolvimento de um método de cocriação para envolver os funcionários como um único grupo (abordando assim a cultura individualista).

Os resultados:

• Diminuição do espaço físico de 5.800 m² para 1.600 m²
• Transição das estações de trabalho fechadas e totalmente individuais, variando em tamanho relacionado ao status da empresa, para um plano aberto e não individualizado.
• Aumento de + 50% nas áreas comuns.
• Maior personalização de espaços colaborativos, cada um dedicado a um artista Sony, realizado por funcionários durante o processo de cocriação.

Durante o primeiro ano do novo espaço de trabalho (e cultura renovada), o número de artistas que visitaram o escritório aumentou significativamente, de uma visita por semana para duas a três diárias. A companhia realizou eventos em seu novo teatro, que ficava logo na entrada, e até ofereceu um mini-concerto espontâneo, quando o entregador percebeu estar entregando bem no meio da ação e apareceu outro dia com sua banda. Alguns artistas até gravaram seus vídeos neste escritório.

O novo espaço de trabalho não apenas reduziu as despesas gerais e os custos de rotatividade, bem como a pegada de carbono da empresa, mas também deu forma à cultura empresarial renovada da Sony Music, focada no aprendizado e na exploração, onde os funcionários podem permanecer independentes, mas são ágeis o suficiente para se adaptar rapidamente a mudança. O mais importante - e apropriado para a indústria - foi garantir um foco na diversão, uma cultura de entretenimento, risco e empolgação. O novo espaço permitiu à empresa recuperar um comportamento perdido após tantos anos de sucesso, que os levou a uma zona de conforto sóbria.

É essencial estar ciente de quanto um ambiente construído afeta o comportamento. O poder que o espaço tem sobre como agimos, interagimos, pensamos e criamos é incomensurável. Não agimos em sala de aula da mesma forma que em uma igreja, cassino ou restaurante fast-food. Por esse motivo, os líderes das empresas devem se concentrar em mais do que alcançar uma transformação digital, independentemente de quão moderno esse esforço esteja no momento. O espaço físico de uma empresa continuará a desempenhar um papel fundamental na vida dos funcionários e no trabalho que eles produzem juntos. Enquanto as empresas em todo o mundo se preparam para o retorno presencial pós-pandemia- mesmo que por apenas alguns dias por semana - uma transformação do espaço físico é praticamente obrigatória. Esta oportunidade de efetuar uma mudança cultural não deve ser perdida.

Este artigo foi publicado originalmente no IE Insights, uma publicação de liderança inovadora da IE University, como "Using Design to Transform Culture".

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